Quase todo escritório que procura ajuda com o financeiro chega com a mesma frase: “o escritório fatura bem, mas nunca sobra dinheiro”. Não é uma contradição. Na maioria das vezes é o sintoma de um financeiro que foi montado como se a banca fosse uma empresa comum, quando ela não é.
Um escritório de advocacia tem receita que chega por três caminhos diferentes, despesa que passa pela conta sem pertencer ao escritório, e um quadro societário em que a remuneração dos sócios não é folha de pagamento. Quando essas três particularidades são tratadas como linhas genéricas de entrada e saída, o relatório fecha e mesmo assim não serve para decidir nada.
As seis etapas abaixo são a sequência que usamos para organizar o financeiro de uma banca. A ordem importa: cada etapa depende da anterior. Pular a primeira e começar pela sexta é o erro mais comum, e é por isso que tanta planilha bonita não muda nada na prática.
Etapa 1: separar o caixa do escritório do bolso dos sócios
Esta é a etapa que ninguém quer encarar e é a única que não dá para pular.
Em escritórios pequenos e médios, é comum que a conta da pessoa jurídica pague a escola do filho do sócio, que o sócio adiante uma custa do próprio bolso e nunca peça reembolso, e que a distribuição de lucro aconteça por sensação, no fim do mês, olhando o saldo. Enquanto isso durar, nenhum número do escritório é confiável, porque o escritório e os sócios são a mesma carteira.
O que fazer:
- Definir um pró-labore fixo para cada sócio, mesmo que modesto, pago em data certa. É o custo do trabalho do sócio, e precisa aparecer como custo do escritório.
- Separar a distribuição de resultado do pró-labore. São coisas diferentes: uma é remuneração pelo trabalho, a outra é retorno sobre a sociedade. Misturar as duas esconde se o escritório dá lucro de verdade.
- Zerar as despesas pessoais na conta PJ. Se acontecer por exceção, lançar como adiantamento ao sócio e acertar no mês seguinte.
- Reembolsar o sócio que gasta do próprio bolso. Custa adiantada por conta pessoal é dinheiro do sócio, não doação ao escritório.
Vale conversar com o contador antes de fechar o desenho, porque a forma de remuneração dos sócios tem efeito tributário e depende do regime da sociedade e do que diz o contrato social.
Etapa 2: montar um plano de contas que fale a língua da advocacia
Plano de contas é a lista de categorias em que cada lançamento é classificado. Um plano de contas genérico, do tipo “receita de serviços” e “despesas administrativas”, é tecnicamente correto e operacionalmente inútil para uma banca.
Na receita, os três tipos de honorário precisam viver separados:
- Honorários contratuais, previsíveis, com parcelas e vencimentos definidos em contrato. É a receita que sustenta a estrutura.
- Honorários de êxito, que dependem do resultado do processo. Entram de forma irregular e não devem ser tratados como receita recorrente ao planejar custo fixo.
- Honorários de sucumbência, fixados na condenação. O Estatuto da Advocacia trata a sucumbência como pertencente ao advogado, e a forma como ela é destinada dentro da sociedade depende do contrato social e do contrato de associação. Independentemente do desenho escolhido, ela precisa ser rastreada separadamente.
Na despesa, a separação decisiva é entre o que é custo do escritório e o que é despesa reembolsável. Custas processuais, diligências, cópias, deslocamento de correspondente e honorários periciais adiantados pelo escritório não são despesa do escritório: são dinheiro emprestado ao caso, que deve voltar. Quando ficam na mesma vala das despesas administrativas, o escritório parece ter uma estrutura mais cara do que tem e perde o controle do que tem a receber.
Uma estrutura mínima que funciona bem:
| Grupo | Exemplos |
|---|---|
| Receita de honorários | Contratual, êxito, sucumbência |
| Despesa reembolsável | Custas, diligências, perícias, correspondentes |
| Custo de pessoal | Salários, encargos, estagiários, pró-labore |
| Estrutura | Aluguel, condomínio, energia, software jurídico, OAB |
| Comercial e marketing | Site, eventos, materiais |
| Tributos | Conforme o regime da sociedade |
| Movimentação de terceiros | Valores de clientes em trânsito |
Etapa 3: tratar dinheiro de cliente como dinheiro de cliente
Esta é a etapa que mais distorce caixa em escritório de contencioso, e quase nunca aparece nos guias genéricos de gestão financeira.
Quando um alvará de levantamento é expedido e o valor cai na conta do escritório, o saldo bancário sobe. Mas aquele dinheiro, na maior parte, é do cliente. Só uma fração é honorário. Se o lançamento entra como receita, o escritório enxerga um mês excepcional, calibra a distribuição de lucro por ele, e depois repassa ao cliente um valor que já foi mentalmente gasto.
O mesmo vale para acordos recebidos em nome do cliente, depósitos judiciais levantados e valores de terceiros em trânsito.
O que fazer:
- Lançar a entrada integral em uma conta de movimentação de terceiros, não em receita.
- Registrar como receita apenas a parcela de honorários destacada do valor bruto.
- Manter o repasse ao cliente como obrigação a pagar desde o dia da entrada, com prazo.
- Sempre que possível, usar conta bancária separada para valores de terceiros. Além de organizar o caixa, é a prática que protege o escritório em qualquer questionamento.
Se o escritório fizer só esta etapa e mais nenhuma, o caixa já para de mentir.
Etapa 4: fechar o ciclo de recebimento, do contrato à cobrança
Inadimplência em escritório de advocacia raramente é problema de cliente ruim. Costuma ser problema de processo: o contrato não tem cláusula clara de reajuste e vencimento, ninguém emite a cobrança na data, e o sócio descobre o atraso três meses depois, quando já ficou constrangedor cobrar.
O ciclo precisa estar desenhado do começo ao fim:
- Contrato de honorários com valor, número de parcelas, vencimento, índice de reajuste, previsão de êxito e responsabilidade pelas custas. O que não está no contrato vira discussão depois.
- Lançamento no contas a receber no dia da assinatura, com todas as parcelas futuras projetadas. O contas a receber tem que enxergar os próximos doze meses, não só este mês.
- Emissão de nota fiscal de serviços advocatícios e boleto dentro da rotina, em data fixa, não sob demanda.
- Régua de cobrança com etapas definidas: lembrete antes do vencimento, aviso no terceiro dia de atraso, contato do administrativo no décimo, e só então o assunto sobe para o sócio responsável pelo cliente.
- Relatório de honorários em aberto por idade do atraso, revisado toda semana. Trinta, sessenta, noventa dias. É esse relatório que mostra se a régua está funcionando.
Tirar a cobrança das mãos do sócio que atende o cliente não é detalhe operacional. É o que permite cobrar sem contaminar a relação profissional.
Etapa 5: estabelecer a rotina, semanal e mensal
Um financeiro organizado não é um financeiro com sistema bonito. É um financeiro com dias marcados e responsáveis definidos. Sem calendário, tudo vira urgência e nada vira informação.
Toda semana
- Conciliação bancária de todas as contas, para que extrato e sistema fechem no mesmo número.
- Conferência de contas a pagar dos próximos quinze dias.
- Revisão dos honorários em aberto e disparo da régua de cobrança.
- Conferência de custas adiantadas que já poderiam ter sido reembolsadas.
Todo mês
- Fechamento com receita, despesa e resultado por categoria.
- Conferência da movimentação de terceiros e dos repasses pendentes.
- Projeção de caixa dos próximos noventa dias, separando o previsível do incerto.
- Reunião curta entre sócios para ler os números, não só recebê-los por e-mail.
Um detalhe que muda o comportamento do escritório: na projeção de caixa, honorário de êxito não entra como receita provável. Ele entra em um cenário à parte. Estrutura fixa deve ser sustentada por receita previsível, e êxito é o que permite investir, capitalizar ou distribuir.
Etapa 6: ler os números certos
Com as cinco etapas anteriores de pé, o escritório finalmente tem dados confiáveis. A pergunta passa a ser o que olhar. Relatório demais cansa e não decide nada. Seis indicadores dão conta:
- Margem por área de atuação. Trabalhista, tributário, cível e empresarial consomem horas e custam de formas diferentes. É comum descobrir que a área de maior faturamento é a de menor margem.
- Prazo médio de recebimento. Quantos dias, na prática, entre emitir e receber. É o número que explica por que o escritório fatura e não tem caixa.
- Honorários em aberto por idade do atraso. A foto da inadimplência real.
- Custo fixo mensal. Quanto o escritório precisa faturar todo mês para manter as portas abertas, antes de qualquer distribuição.
- Ponto de equilíbrio. Custo fixo dividido pela margem. É a meta mínima de faturamento, e quase nenhum sócio sabe a sua de cabeça.
- Custas a reembolsar. Quanto de dinheiro do escritório está parado dentro dos processos.
Esses seis números cabem em uma página. É essa página que deve chegar à reunião de sócios.
Quando faz sentido terceirizar
Nenhuma das seis etapas é complexa isoladamente. O que é difícil é executá-las todo mês, sem falha, enquanto o escritório atende prazo, audiência e cliente.
Na prática, o momento de considerar um BPO financeiro costuma ser reconhecido por sinais bem concretos: o sócio conferindo extrato à noite, a cobrança acontecendo só quando alguém lembra, o fechamento saindo duas ou três semanas depois do mês encerrado, ou a distribuição de lucro sendo decidida pelo saldo da conta. Nesses casos, o custo já está sendo pago. Só não aparece em nenhuma linha do relatório, porque está sendo pago em horas de sócio.
Um BPO financeiro especializado em advocacia executa essa rotina inteira, com o vocabulário do setor e o cuidado com sigilo que a atividade exige, entregando ao escritório a página de números e ao contador uma base conciliada.
A Catana BPO Financeiro trabalha exclusivamente com escritórios de advocacia. Se você quer entender em que ponto o financeiro do seu escritório está hoje, fale com a nossa equipe e peça um diagnóstico.